建设工程档案管理培训

主办：河北雄安新区管理委员会规划建设局
为规范建设工程档案管理工作，提升工程档案整理水平和从业人员整体素质，确保重点建设项目工程档案专项验收工作顺利推进，新区规划建设局定于 2021 年 8 月 4 日采用线上直播方式开展建设工程档案管理培训工作。
培训内容包括：《雄安新区建设工程档案管理工作实施细则（试行）》（雄安规建办〔2021〕106 号），建设工程文件归档内容及质量要求。
培训范围：雄县、容城县、安新县住建局工程档案管理人员。雄安集团及二级公司档案工作管理人员。新区所有在建工程建设项目建设单位、项目管理单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关档案工作人员。

目录

01 档案管理
02 归档范围
03 内容质量
04 立卷要求

档案管理

档案管理 基本规定

档案的定义：中华人民共和国档案法所指档案，是过去和现在国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录

关于工程档案的法律法规：

• 《中华人民共和国档案法》
• 《建设工程质量管理条例》（国务院279号令）第五十九条：建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处一万元以上十万元以下的罚款。第七十三条：给与单位罚款处罚的对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单位罚款数额百分之五以上百分之十以下的罚款。
• 《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）第十三条：无故延期或者不按规定归档、报送的；涂改、伪造档案的；档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。对直接负责的人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

建设工程文件：在工程建设过程中行程的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称工程文件。

建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。

工程档案来源于工程文件，工程文件产生于工程建设活动中。

档案管理 职责

城建档案管理部门职责

• 新区城建档案管理部门负责建设工程档案管理日常工作。
• 帮助各单位理解和掌握国家有挂建设工程档案工作的方针政策、法律法规和工程档案基本知识。
• 指导建设、勘测、设计、施工、监理等单位落实档案管理人员、场所、工作制度。
• 对工程档案专项进行验收，审核项目档案内在质量和外在质量。对验收合格的出具建设工程档案验收认可文件。
• 办理档案移交手续，出具建设工程档案接收和移交证明书。

建设单位职责

• 明确对工程文件的编制套数、编制费用、质量要求、移交时间等具体内容。
• 收集、汇总、整理各阶段形成的工程档案并立卷。
• 组织、监督和检查各参建单位的工程文件的形成、积累和立卷工作。
• 竣工验收前、收集规范要求的全部文件，并完成工程档案的立卷、自检工作。
• 工程竣工验收合格后90 日内，向档案管理部门移交一套符合要求的工程档案。

监理单位职责

• 负责监理文件的收集和整理，并报送建设单位审核后归档。
• 监督施工单位收集、整理施工文件和竣工图。
• 审核、签署施工文件、竣工图的真实、准确、完整情况。

勘察、设计单位职责

• 负责编制、收集和整理勘察设计文件，并按规定向建设单位提交设计基础资料和设计文件。

档案管理 登记

• 新建项目档案管理登记，开工 3 个月内
• 在建项目档案管理登记，每年 9 月份
• 竣工项目档案管理登记、竣工后 1 个月内

规划建设局对填表情况不定期抽查、汇总，对未登记的项目给予通报并限期登记。

档案管理 指导

要把实物放在首位，我们在党政办印发的13个文件的基础上又做了进一步深化：

1. 建设工程大难检查指导工作开展方式：交底会、现场、远程、带卷、集中指导。
   【带卷指导：项目上的，或者是建设单位的档案员带着我们的巻封去我们档案馆咨询我这样立卷，我这样组卷是否合适，有哪些注意的。】
2. 申请建设工程档案现场指导的条件：
   1. 居住建筑面积＞30 万㎡、公共建筑面积＞10 万㎡
   1. 市政类总投资＞10 亿元
3. 建设项目工程档案现场指导程序
   申请单、记录单、回复单

档案管理 竣工验收

1. 开展工程档案竣工验收满足的条件
   1. 完成设计文件和施工合同约定的工程内容。
   2. 已完成编制竣工图。
   3. 档案完成整理、立卷、归档工作并完成档案自检形成自检报告。
2. 建设工程档案验收的程序
   自检报告、申请、现场验收、出具意见。
3. 竣工验收备案后产生的工程档案仍需核查。申请档号。

档案管理 移交

1. 移交时间：工程竣工验收合格之日起90日内。对于一些投资规模特别庞大的一些建筑群体，这个时间可以适当后延。但是，满了90天后，建筑施工单位必须向档案馆作出说明。如果不作说明，依据《建设工程管理条例》进行相应的处罚。
2. 移交内容：
   1. 全过程产生的登记表；
   2. 移交档案目录；
   3. 纸质档案、电子档案、声像档案。
3. 移交程序：申请、抽查、正常移交出具移交证明书。

档案管理 文件保管

1. 档案需专人负责；
2. 工程现场应设置临时的档案库房，保管工程建设中产生的各种文件；
3. 应符合防火、防盗、防光、防潮、放高温、防鼠、防尘、防虫等要求，并应配备必要的、满足需要的档案装具；
4. 档案库房（含光盘、照片库）的温度应控制在14~24°C，相对湿度应控制在45%~60%，日变化幅度不超过±5% 。

学习《建设工程文件归档规范（2019版）》

建筑工程文件归档范围 附录A
市政工程文件归档范围 附录B

工程文件的产生和分类及归档范围

产生和分类：
建设工程的三大阶段产生不同的工程文件：

• 工程准备阶段产生工程准备阶段文件；
• 工程实施阶段产生监理文件和施工文件；
• 工程竣工验收阶段产生竣工图和竣工验收文件。

建设工程文件包括工程准备阶段文件（A类）、监理文件（B类）、施工文件（C类）、竣工图（D类）和竣工验收文件（E类）等五个部分。

工程准备阶段文件 A
              A1. 立项文件
              A2. 建设用地、拆迁文件
              A3. 勘察、设计文件
              A4. 招标投标文件
              A5. 开工审批文件
              A6. 工程造价文件
              A7. 工程建设基本信息

监理文件 B
              B1. 监理管理文件
              B2. 进度控制文件
              B3. 质量控制文件
              B4. 造价控制文件
              B5. 工期管理文件
              B6. 监理验收文件

施工文件 C
              C1. 施工管理文件
              C2. 施工技术文件
              C3. 进度造价文件
              C4. 施工物资出厂质量证明及进场检测文件
              C5. 施工记录
              C6. 施工试验及检测文件
              C7. 施工质量验收文件
              C8. 施工验收文件

竣工图 D
              D1. 建筑竣工图
              D2. 结构竣工图
              D3. 钢结构竣工图
              D4. 幕墙竣工图
              D5. 建筑给水排水及供暖竣工图
              D6. 建筑电气竣工图
              D7. 智能建筑竣工图
              D8. 通风与空调竣工图
              D9. 室外工程竣工图

工程竣工验收文件 E
              E1. 竣工验收与备案文件
              E2. 竣工决算文件

归档范围

归档范围 声像文件

1. 开工前原貌
   工程原址现状、四周现状
2. 施工阶段
   ① 工程测量、放线、打桩、基槽开挖、桩基础处理等；
   ② 施工现场整体情况（功能分区）、钢筋（首层、标准层、顶层）、模板（首层、标准层、顶层）、混凝土施工、隐蔽工程施工等
   ③ 建筑电气工程、智能建筑工程、电梯、内外装修装饰施工等分部工程的设备安装、验收、调试等的声像资料
3. 竣工新貌
   立面、屋面、楼梯间、电梯、消防设施、竣工标识等。
4. 较大活动
   拆迁情况、招商引资、签约仪式、工程招标与投标、奠基仪式、工程验收、竣工典礼等相关工程活动
5. 反映工程采用的各种新技术、新材料、新工艺的声像资料

归档范围 电子文件

1. 电子文件的内容与纸质文件一致；
2. 电子文件的内容与声像文件一致。

内容质量

• 工程文件应与建设工程进度同步形成，并真实反映工程建设活动和实体质量。
• 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
• 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
• 归档的工程文件应为原件。
• 原件是文字文件、图纸或其他形式工程文件的原始件，也就是在工程建设过程中第一次正式形成或使用，具有依据和凭证作用的文件。
• 当为复印件时，提供单位（原件存放单位）应在复印件上加盖单位印章，并应有经办人签字及填写日期，同时应注明原件存放处。提供单位应对资料的真实性负责。
• 施工文件中涉及结论性的文字，除施工单位自检结论外，均应手工填写。
• 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，结论明确，签字盖章手续应完备。
• 工程文件不得随意修改。当需修改时，应实行划改，并由划改人签字盖章确认。
• 计算机输出文字、图件以及手写材料，其字迹耐久性符合现行国家标准。

竣工图的类型：

1. 利用施工图编制竣工图。（出图章、执业印章、审图章、竣工图章）
2. 利用电子版施工图改绘的竣工图。（出图章、执业印章、审图章、竣工图章）
3. 重新绘制的竣工图。（加盖出图章、竣工图章）

• 施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在新的原施工图上加盖“竣工图”章，经施工、监理方有关人员审签后即作为竣工图。
• 竣工图必须与工程实物相吻合，所有变更内容都必须修改、标注到位，竣工图的修改、标注应符合制图规范。
• 凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更超过图面1/3的，应当重新编制竣工图。
• 竣工图章的加盖要求：应使用不易褪色的红色印泥。（印泥是染料，印油是颜料）一般加盖在图标栏上方空白处，避免与图形、文字重叠，若图标周围无空白处，可在内容较少且醒目的位置加盖，整套工程图均需加盖竣工图章（包括图纸目录）。
• 重新绘制的竣工图图标栏，图名中应注明XX竣工图。
• 竣工图尺寸，各方章要规范、完整。

电子文件（或数字化电子文件）质量要求：

• 涵盖所有纸质文件
• 扫描文件的格式为PDF、JPEG。

声像文件质量要求：

• 照片应主体明确，画面清晰完整，被摄主体不能存在失真变形现象；
• 数码照片的采集使用JPEG格式，其分辨率不得小于500万有效像素；
• 数码照片不得经过后期加工；
• 数码照片洗印成5英寸彩色照片。

内容质量 常见问题

1、《工程概况表》是否加盖公章？
       需盖公章。

2、《建筑节能分部工程质量验收记录》是否采用专用表格？
       需采用《建筑节能工程施工质量验收标准》第93页建筑节能专用表格。

3、施工文件中工程名称未显示单位工程的如何处理？
      避免出现这类现象产生，用铅笔在每份文件的空白处补写其单位工程名称。

4、某几栋楼共用文件如何存放？
      可以不一一复印。若干个单位工程公用文件，原件放置1#楼或某个单位工程案卷内，将原件内容列一个清单，分别放置在其他案卷内。

立卷要求

纸质工程文件立卷流程：

1. 对工程文件分类，分卷
2. 卷内文件排序，编制文件页码
3. 编制卷内文件目录，编制卷内备考表
4. 编制案卷封面，编制案卷目录

• 工程准备阶段文件和工程竣工文件，按建设项目或单位工程立卷。
• 监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷。
• 施工文件应按单位工程、分部（分项）工程进行立卷。
• 竣工图应按单位工程分专业进行立卷。
• 竣工验收文件按单位工程分专业进行立卷。
• 专业承（分）包施工的分部、子分部（分项）工程应分别单独立卷。
  室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷。
• 电梯单独立卷。建筑节能、桩基、智能化、通风空调、人防、消防等单独立卷。
• 当施工文件中部分内容不能安一个单位工程分类立卷时，可按建设项目立卷。
• 卷内文件按照附录的类别和顺序排列。
• 文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、统一文本的印本与定稿、主体与附件不应分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主题在前、附件在后的顺序排列。
• 图纸按照专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。
• 既有文字材料又图纸时，文字在前，图纸在后。
• 案卷内不应有重份文件。
• 案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm。
• 文字材料必须装订，图纸不装订。既有文字材料，又有图纸的案卷不装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固、便于保管和利用。
• 装订时必须剔除金属物和污迹。
• 案卷装具尺寸为 310mm×220mm，厚度可为 20、30、40、50mm

• 案卷的编目包括卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面的编制等内容。
• 具体编目方法执行国家标准《建设工程文件归档规范（2019年版）》（GB/T50328-2014）
• 卷内目录、卷内备考表、内置案卷封面应采用 70g 以上白色书写纸制作，幅面统一采用 A4 幅面。
• 文件页号应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
• 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
• 成套图纸或印刷成册的文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
• 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不填写页号。

附录C  卷内目录式样 的填写注意事项：

1. 序号：
2. 文件编号：
3. 责任者：单位或个人
4. 文件题名：文件标题的全称
5. 日期：20210721
6. 页次：最后一份文件填写起止页号

• 建筑工程案卷题目应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时，应以正式名称为工程名称，建设单位名称可省略；必要时可增加工程地址。
• 市政工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址。

立卷要求 总结

电子文件立卷流程及要求：

1. 扫描纸质案卷卷内文件；
2. 建立相应的文件夹；
3. 编制卷内文件目录，建立超链接；
4. 编制卷内备考表；
5. 编制案卷封面；
6. 编制案卷目录。

声像文件立卷流程及要求：

1. 筛选照片；
2. 照片分类，数码照片建立文件；
3. 排列照片顺序；
4. 编制照片说明；
5. 编制照片目录，数码照片建立超链接；
6. 编制照片总说明；
7. 编制案卷目录。